1. При появі перевіряючих охоронники/співробітники повинні негайно проінформувати про такі обставини керівника, його заступника. Зателефонувати юристу;
2. До появи керівника/його заступника, уповноваженої особи - юриста не допускати перевіряючих до перевірки;
3. Після знайомства з перевіряючими попросити їх надати службові посвідчення, які посвідчують їх особу та правовий статус. Перевірити назву органу, який його видав, строк дії посвідчення. Усі дані занотувати. Якщо виникли підозри зателефонувати до органу, який видав посвідчення, щоб пересвідчитись чи дійсно є такі співробітники;
2. До появи керівника/його заступника, уповноваженої особи - юриста не допускати перевіряючих до перевірки;
3. Після знайомства з перевіряючими попросити їх надати службові посвідчення, які посвідчують їх особу та правовий статус. Перевірити назву органу, який його видав, строк дії посвідчення. Усі дані занотувати. Якщо виникли підозри зателефонувати до органу, який видав посвідчення, щоб пересвідчитись чи дійсно є такі співробітники;
4. Попросити у перевіряючих надати оригінал та копію направлення на перевірку, а також наказ про її призначення. Перевірити наявність в направленні та наказі усіх необхідних реквізитів. У випадку планової перевірки копія наказу та письмове повідомлення із зазначенням дати початку проведення перевірки мають бути вручені платникові податків не пізніше ніж за 10 днів до дня проведення зазначеної перевірки.
5. У випадку позапланової перевірки необхідно поцікавитись підставами для її проведення. У випадку якщо проводиться позапланова перевірка предметом якої є факт який вже перевірявся у допуску необхідно відмовити;
6. Перевірити відповідність вимогам закону строків проведення перевірки, вказаних у направленні. Планова перевірка не більше 15-ть робочих днів, для суб’єктів малого підприємництва – не більше 5-ти робочих днів. Позапланова перевірка не більше 10-ти робочих днів, для суб’єктів малого підприємництва – 2 робочих днів.
7. У випадку відсутності у перевіряючих зазначених документів, невідповідності їх вимогам закону, наявності сумнівів щодо достовірності документів, а також осіб перевіряючих підприємство має право відмовити у допуску до перевірки. У такому випадку має бути складено акт, у якому необхідно вказати чіткі підстави, визначені ПК України, для не допуску перевіряючих. У випадку якщо буде спроба силового проникнення терміново викликати поліцію, зателефонувати на гарячу лінію контролюючого органу.
8. У випадку прийняття рішення про допуск до перевірки внести до журналу перевірок запис про початок перевірки, перевіряючі зобов’язані поставити свій підпис про початок перевірки.
9. Роз’яснити працівникам правила спілкування із перевіряючими (наприклад використання конструкції: «мені не дозволяє посадова інструкція без згоди директора робити це/передавати вказані документи»,
10. В ході перевірки необхідно обережно надавати документи та надавати тільки ті, що стосуються предмета перевірки.
11. Необхідно уважно слідкувати за всіма діями перевіряючих, фіксувати їх за допомогою камери або диктофона, про що останніх необхідно обов’язково попередити. Разом з перевіряючими обов’язково постійно має бути відповідальний співробітник. Можливо посадити перевіряючих в окрему кімнату (кут кімнати) та самостійно приносити їм документи. Вилучення оригіналів документі не допускається.
12. За результатами перевірки складається акт/довідка про відсутність порушення. В останній день перевірки два екземпляри акта повинні бути підписані представником контролюючого органу. З даним актом необхідно ознайомитись, у випадку наявності зауважень відобразити їх в акті. Також зазначити з висновками акту не погоджуюсь. Після цього підписати акт.
